Wissenswertes über Registrierkassen
1879 erfand der Amerikaner James Ritty die erste mechanische Registrierkasse, um den Diebstahl durch sein Personal zu verringern. Heute werden sie elektronisch und über verschiedene Softwareprogramme betrieben und dienen vielen weiteren Zwecken. Welche das sind und was Sie beim Kauf einer elektronischen Registrierkasse beachten müssen, erfahren Sie im folgenden Ratgeber.
1. Funktion einer Registrierkasse
Registrierkassen sind elektronische Geräte zur Datenerfassung der Verkäufe von Waren und Dienstleistungen. Sie werden in verschiedenen Handelsbranchen eingesetzt und erleichtern die Buchhaltung, denn am Schluss eines Handelstages lässt sich der getätigte Geld- und Warenverkehr exakt nachvollziehen. Häufig werden diese Kassen in die eigene Warenwirtschaft eingebunden, sodass die Daten der Warenverkäufe direkt in die Buchhaltung und Lagerhaltung fließen können. Zudem stellen sie dem Kunden eine plausible Rechnung mit einzelner Auflistung aller Posten sowie deren Ausweisung der Mehrwertsteuer als Beleg beziehungsweise Kassenbon aus.
Registrierkassen rechnen Zahlungen ab, protokollieren alle Transaktionen und erstellen Belege
Auch im Falle einer außerordentlichen Betriebsprüfung ermöglichen die Daten aus der Registrierkasse die genaue Einsichtnahme und das Nachvollziehen aller Buchungsvorgänge der getätigten Verkäufe der Waren oder Dienstleistungen innerhalb bestimmter Zeiträume.
Im Wesentlichen wird zwischen zwei technischen Systemen unterschieden: Dem offenen System und dem geschlossenen System:
Offenes System
- Bestehend aus einer Standard-Hardware, einem Standard-Betriebssystem und der Kassensoftware
- Hard- und Software agieren unabhängig voneinander und sind somit austauschbar
Geschlossenes System
- Eine speziell für das Gerät entwickelte Software wird verwendet
- Hardware und Software bilden eine Einheit und müssen von einem Anbieter bezogen werden
Die meisten Registrierkassen sind universell einsetzbar. Aufgrund der besonderen Anforderungen verschiedener Handelsbranchen sind solche erhältlich, die speziell auf diese Branchenbedürfnisse zugeschnitten sind. So sind beispielsweise Kassen für den Einzelhandel, die Gastronomie oder das Hotelwesen verfügbar.
2. Bestandteile
Jede Registrierkasse besteht aus verschiedenen Komponenten, die je nach Kassentyp variieren können:
- Hardware (Kasse, Handy, PC, Tablet)
- Software (muss rechtlichen Ansprüchen für die digitale Betriebsprüfung genügen)
- Kassenschublade/Kassenlade zur Aufbewahrung von Bargeld
- Eingabegerät wie Kassentastatur (häufig programmierbar beziehungsweise individualisierbare Belegung der Tasten möglich), Touchscreen oder Barcodescanner
- Kundenanzeige, damit der Kunde seine zu zahlenden Beträge sieht
- SD-Kartenschlitz für Datensicherung und Datentransfer (die vollständige Programmierung einer Kasse lässt sich häufig auf eine weitere Kasse übertragen)
- Bondrucker für den Ausdruck von Belegen
- Optional EFT-Zahlungsterminal oder ein entsprechender Anschluss zur Erweiterung
Von links nach rechts: Registrierkasse mit SD-Karten-Unterstützung, Touchscreen-Kassen, Kassenlade zur Aufbewahrung von Kleingeld
3. Kaufaspekte
Die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse bietet Ihnen unter anderem bei der Buchführung eine große Erleichterung. Wir haben im Folgenden zusammengefasst, welche Aspekte sie abdeckt:
- Protokolliert alle Umsätze und Transaktionen
- Bietet die Möglichkeit, alle Umsätze jederzeit exakt einzusehen und auszuwerten
- Gibt Kunden einen genauen Beleg über den Verkauf aus
- Bietet Manipulationssicherheit bei Barumsätzen
- Registriert jede Öffnung der Kassenlade
- Bietet eine einfache Bedienung
- Sorgt für die Vermeidung von Rechenfehlern durch Menschenhand
- Zeigt die Summe des Wechselgelds an
- Bargeld kann sicher aufbewahrt werden
4. FAQ
Bevor ich mit meiner neuen Registrierkasse zu kassieren anfange, möchte ich sie erst einmal ausprobieren. Ist das möglich?
Einige Modelle verfügen über einen Trainingsmodus, bei dem es möglich ist, die Kassiervorgänge zu üben, ohne dass diese Trainingstransaktionen einen Einfluss auf die Buchhaltung haben.
Ich habe mehrere Angestellte und möchte genau wissen, wer welchen Kassiervorgang getätigt hat. Gibt es Optionen dafür?
Häufig bieten elektronische Registrierkassen die Möglichkeit, verschiedene Benutzer anzulegen, die sich vor dem Kassieren „einloggen“ können. Eine Identifizierung der Person, die kassiert hat, ist mittels einer Kennziffer pro Transaktion somit möglich.
Was muss ich beim Kauf einer Registrierkasse beachten?
Bitte informieren Sie sich vor dem Kauf einer elektronischen Registrierkasse über die aktuell geltenden rechtlichen Bestimmungen, die sie erfüllen muss.
5. Verwandte Links