Diktiergeräte

Wissenswertes zu Diktiergeräten

Um gesprochene Informationen und wichtige Gedanken schnell und unkompliziert festhalten zu können, eignet sich ein Diktiergerät. Auch in Zeiten von Smartphone-Apps und E-Mails leisten sie gute Dienste in unterschiedlichen Situationen. In diesem Ratgeber stellen wir Ihnen verschiedene Varianten vor und informieren Sie über wichtige Ausstattungspunkte.

1. Einsatz und Funktion

Diktiergeräte ermöglichten früher vor allem die Aufzeichnung von Geschäftsbriefen, welche dann zeitlich flexibel von einer anderen Person abgetippt werden konnten. Auch Interviews und Situationen, in denen Gedanken schnell ohne Zettel und Stift festgehalten werden mussten, waren und sind typische Einsatzgebiete von Aufnahmegeräten. Durch technische Neuerungen sowie die Digitalisierung hat sich das klassische Diktiergerät weiterentwickelt und ist aufgrund seiner vielfältigen Zusatzfunktionen eine echte Alternative zu Smartphone-Apps. In folgenden Situationen sowie für diese Berufsgruppen lohnt sich die Anschaffung eines Diktiergerätes:

• Journalisten
• Juristen
• Wissenschaftler
• Autoren
• Sekretariate
• Büroangestellte
• Studenten
• Musiker
• Redner
• Interviews
• Uni-Vorlesungen
• Üben eigener Vorträge
• Mitschneiden von Telefonaten
• Dokumentation von Meetings
• Aufzeichnen von Gedanken während des Arbeitsvorganges, z.B. im Labor
• Aufnahme von Musik(-proben)
• Erstellung von Podcasts

Team-Meeting, Konzertprobe und Blogger-Podcast sind mit der neuen Generation von Diktiergeräten schnell und klangtechnisch hochwertig aufgenommen.

2. Arten von Diktiergeräten

Sie können zwischen verschiedenen Bauweisen und Aufnahmetechniken wählen. Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die Optionen.

2.1 Analog versus Digital

Analoge Diktiergeräte sind die Vorgänger der neuen digitalen Version, jedoch auch heute noch auf dem Markt erhältlich. Der Erwerb der analogen Variante lohnt sich, wenn Sie bereits über die für die Aufnahme benötigten Kassetten verfügen. Jene werden jedoch ebenfalls weiterhin angeboten. Grundsätzlich befinden sich digitale Diktiergeräte nicht nur auf demselben Preisniveau wie analoge, sie warten auch mit einer Reihe von Zusatzfunktionen und Möglichkeiten auf, die ihre Vorgänger nicht bieten können.

Funktionsweise

Analoge Diktiergeräte zeichnen das Gesprochene auf einer Steno-, Mini oder Mikrokassette auf, die dann weitergegeben oder archiviert werden kann. Digitale Diktiergeräte speichern die Aufnahme entweder auf einem internen Speicher oder einer Speicherkarte. Die Daten können auf den PC übertragen und dort weiterbearbeitet oder versendet werden.

Die Vor- und Nachteile im Überblick:

Analoges Philips Diktiergerät Pocket Memo Classic LFH0388	Digitales Olympus Diktiergerät DS 2500

2.2 Mono versus Stereo

Sie können zwischen Mono- und Stereo-Diktiergeräten wählen. Mono-Geräte nehmen einen einzelnen Tonkanal auf, während ein Stereo-Gerät zwei Kanäle abspielt. Stereo ermöglicht ein für das menschliche Gehör natürliches Hörerlebnis. Für einfache Diktataufnahmen oder zum Beispiel Mitschnitte von Vorlesungen genügt ein Mono-Gerät. Möchten Sie jedoch Musik, Gesprächsrunden oder Podcasts aufzeichnen, sollten Sie zu einem Stereo-Gerät greifen.

2.3 Von Mini bis Komplett-Tischset

Auch in der Größe variieren Diktiergeräte stark. So finden sich kleine stabförmige Varianten, die in die Hemdtasche gesteckt werden können, genauso wie die klassische handliche Version, die gut in der Hand liegt und in etwa so groß ist wie ein Handy. Für den stationären Gebrauch existieren auch Diktierstationen, die auf dem Büro- oder Konferenztisch Platz haben. Letztere sind häufig im Set mit Fußschalter, Ladekabel, Kopfhörer und weiterem Zubehör erhältlich.

Von links nach rechts: Mini Diktiergerät in Stabform, Diktiergerät mit extra großem Mikrofon, Tischstation

3. Ausstattungspunkte

Diktiergeräte variieren in ihrem Funktionsumfang und sind für verschiedene Einsätze konzipiert. Daher ist es wichtig, sich vor dem Kauf zu verdeutlichen, welche Optionen das Gerät aufweisen soll. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

• Suchen Sie ein Gerät mit den Grundfunktionen Aufnehmen, Spulen, Überschreiben oder soll es über mehr Möglichkeiten verfügen?
• Welche Tonqualität sollen Ihre Aufnahmen haben?
• Möchten Sie Ihre Dateien bereits auf dem Gerät verwalten?
• Muss Ihr Gerät handlich sein?
• Werden nur Gespräche in unmittelbarer Nähe aufgenommen oder auch aus Entfernung? Wollen Sie eine oder mehrere Personen aufzeichnen?
• Sollten die Daten auf Ihrem Gerät vor unbefugtem Zugriff geschützt werden?

Wir stellen Ihnen wichtige Punkte für die Kaufentscheidung vor.

3.1 Bedienung

In der Regel wird das Diktiergerät über einen Schieberegler an der Gehäuseseite gesteuert. Bei einigen Modellen befinden sich Bedienelemente wie Knöpfe an der Vorderseite beziehungsweise an beiden Seiten. Testen Sie daher die Handhabung und achten Sie darauf, ob Sie schnell mit Ihr zurechtkommen. Eine intuitive Bedienweise erleichtert Ihnen die Arbeit. Verfügt Ihr Modell über die Möglichkeit, Tasten zu programmieren, können Sie von Ihnen häufig benutzte Einstellungen auf die Knöpfe legen, die für Sie besonders komfortabel zu erreichen sind.

Darüber hinaus sind auch verschiedene Arten der Fernsteuerung erhältlich: So ermöglicht eine Fernbedienung es Ihnen, das Diktiergerät flexibel einzusetzen, ohne in seiner Reichweite zu sitzen. Alternativ bieten einige Modelle eine sprachgesteuerte Aufnahme, mit der das Gerät durch das Einsetzen der Sprache gesteuert wird. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie während eines Arbeitsvorgangs Aufnahmen anlegen wollen. Ein Fußschalter steuert das Abspielen der Aufnahme, sodass Sie während des Tippens die Hände nicht von der Tastatur lösen müssen.

Fußschalter von Grundig Digta 540

Verfügt Ihr Gerät über die Option, auf Voreinstellungen zurückzugreifen, gestaltet sich die Bedienung besonders komfortabel. Sie können so schnell optimale Aufnahmebedingungen herstellen, ohne diese erst manuell vorzunehmen.

3.2 Display

Digitale Aufnahmegeräte verfügen über ein Display, auf dem Sie alle wichtigen Aufnahmefunktionen sehen können. Auch die Einstellungen werden über das Display gesteuert. Daneben informiert es Sie über den aktuellen Batterie- beziehungsweise Akkuladestand. Achten Sie darauf, dass die Werte für Sie gut ablesbar sind.

Wenn Sie auch in Situationen mit schwierigen Lichtverhältnissen aufnehmen möchten, sollten Sie auf ein Display mit Hintergrundbeleuchtung achten. Diese sollte jedoch abschaltbar sein, da die Funktion auf Dauer zusätzlich Energie verbraucht.

3.3 Energieversorgung

Diktiergeräte können Ihre Energie aus verschiedenen Stromquellen beziehen:

• Batterien
• Akkus
• Externer Stromanschluss

Während Batterien bei Bedarf bequem durch Ersatzbatterien ausgetauscht werden können, sind Akkus langfristig die finanziell und ökologisch nachhaltigere Alternative. Um auch unterwegs keinen Strommangel zu erleiden, bietet sich daher ein geladener Ersatzakku an. Achten Sie auf eine lange Laufzeit Ihres Akkus.

Verbleibt Ihr Gerät an einem Ort wie dem Schreibtisch, können Sie auch einen externen Stromanschluss wählen. Besonders praktisch sind Ladeschalen, da Sie das Laden bei gleichzeitigem Betrieb ermöglichen.

3.4 Software & Tonqualität

Während analoge Diktiergeräte eine geringe Tonqualität aufweisen, sind bei Digitalgeräten auch hochwertige Musikaufnahmen möglich. Grundsätzlich sollten Sie die Tonqualität danach aussuchen, zu welchem Zweck Sie das Gerät einsetzen wollen. Für einfache Sprachnotizen reicht eine niedrige Klangqualität, möchten Sie jedoch zum Beispiel Gesprächsteilnehmer aufnehmen, die sich weiter weg vom Aufnahmegerät befinden, sollten Sie bereits auf eine höhere Tonqualität setzen. Bei einigen Modellen lässt sich die Klangqualität individuell einstellen.

Dateiformat

Das Standardformat für Sprachaufzeichnungen mit einem Diktiergerät ist DSS, beziehungsweise DSS Pro. Letzteres eignet sich speziell für den professionellen Gebrauch.

DSS und DSS Pro

• Hohe Kompressionsrate bei gleichzeitig hoher Tonqualität
• Nachtragung von Anmerkungen innerhalb einer Aufnahme möglich
• Abspielen der Aufnahme in verschiedenen Geschwindigkeiten ohne Veränderung der Tonhöhe

DSS Pro

• Höhere Kompressionsrate als DSS
• Schnittstelle zur Spracherkennungssoftware
• Verschlüsselung sensibler Daten

Software

Der Umfang der Software von Digitalgeräten stellt einen weiteren wichtigen Punkt für die Kaufentscheidung dar. Je nach Ausführung lassen sich damit die Aufzeichnungen auf Ihrem Gerät ordnen, verwalten, komprimieren und auf Ihren PC übertragen. Daher ist es besonders wichtig, dass die Software des Diktiergerätes mit dem Betriebssystem Ihres Computers kompatibel ist. Wenn Sie häufig mehrere Aufnahmen anlegen wollen, ist es sinnvoll, wenn Ihre Software dazu in der Lage ist, die Aufnahmen auf dem Diktiergerät in Ordnern zu organisieren.

Darüber hinaus können folgende Funktionen interessant für Sie sein:

• Direktes Versenden der Dateien per E-Mail
• Ordnen der Dateien auch auf dem PC
• Filterung störender Nebengeräusche, wie Rauschen und tiefe Töne
• Speziell auf das Abtippen ausgerichtetes Abspielen der Aufnahme

3.5 Mikrofon

Diktiergeräte verfügen über im Gehäuse verbaute Mikrofone, die sich je nach Modell ausrichten lassen. Bei manchen Geräten lässt sich zudem die Empfindlichkeit der Mikrofone einstellen. So können Sie ideale Aufnahmebedingungen für die jeweilige Situation herstellen.

In der Regel lässt sich ein externes Mikrofon anschließen. Dieses erstellt meist qualitativ hochwertigere Aufnahmen als ein verbautes. Dazu lässt sich durch das Verlängerungskabel das externe Mikro auch dann nah an der Tonquelle platzieren, wenn das Gerät sich in einigem Abstand befindet. Externe Mikros sind zudem empfindlicher und können daher Töne in einem weiteren Radius aufnehmen, als dies bei verbauten Mikrofonen möglich ist. Um eine hochwertige Aufnahme mit einem externen Mikro zu gewährleisten, sollten Sie die Aufzeichnung mit einem Kopfhörer zeitgleich kontrollieren.

Das Meeting Mikrofon LFH 9172 von Philips ermöglicht eine 360 Grad-Aufnahme.

3.6 Anschlüsse

Während die Weiterleitung der Aufnahmen bei der analogen Variante per Kassettenübergabe erfolgt, werden die Aufzeichnungen des digitalen Diktiergeräts auf den PC übertragen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten

• Per USB-Kabel
• Über eine externe Speicherkarte
• Mittels kabelloser Übertragung wie Bluetooth

Während der Übertragung via USB-Kabel kann Ihr Diktiergerät aufgeladen werden. Die Nutzung einer Speicherkarte hat den Vorteil, dass Sie den internen Speicher erweitern können.

Über welche weiteren Anschlüsse Ihr Diktiergerät verfügen sollte, hängt vor allem von Ihrem Nutzungsverhalten ab. Achten Sie daher optional auf Anschlüsse für Kopfhörer, externes Mikrofon oder Fußschalter.

3.7 Aufnahmekontrolle

Zur Kontrolle Ihrer Aufnahme bieten sich zwei Optionen an

• Kopfhörer
• Lautsprecher

Mit Kopfhörern können Sie nicht nur die Aufzeichnung an Orten abhören, an denen es unruhig oder unerwünscht ist. Sie können daneben während der Aufnahme die Qualität der Datei überprüfen. Mittels eines Lautsprechers ist die Kontrolle auch für mehrere Personen gleichzeitig möglich.

Für die vereinfachte Kontrolle beziehungsweise Bearbeitung bieten viele Modelle eine Indexfunktion an: Mit dieser können Sie einzelne Stellen in der Aufnahme markieren und später direkt ansteuern.

3.8 Datenschutz

Digitale Diktiergeräte verfügen über mehrere Optionen Ihre Daten vor ungewolltem Löschen und dem Zugriff Unbefugter zu schützen.

Möchten Sie Ihre Sprachaufnahme gegen ein versehentliches Löschen schützen, können Sie dies bei vielen Modellen mittels eines Dateischutzes tun, der sich über die Aufnahme legen lässt. Diese Einstellung sollte sich für jede Datei einzeln anlegen lassen, anstatt nur über den gesamten Speicher. So müssen Sie nicht alle Daten freigeben, um eine Sprachaufzeichnung zu löschen.

Möchten Sie die Aufnahmen vor fremden Ohren schützen, gibt es dafür mehrere Möglichkeiten: So können Sie zum einen mit der Software DSS Pro die Aufzeichnung verschlüsseln lassen. Eine weitere Möglichkeit ist, den Zugriff auf das Diktiergerät zu limitieren. Dies können Sie je nach Modell zum Beispiel per Passwort oder Fingerabdruck-Scanner erreichen.

4. FAQ

• Wann wurde das Diktiergerät erfunden?

  Ende des 19. Jahrhunderts entwickelte Thomas Alva Edison die Urform des Diktiergerätes, das jedoch noch nicht alltagstauglich war. Lange bis ins 20. Jahrhundert waren die Phonographen von immenser Größe, aber dennoch für den Büroalltag revolutionär.

• Wie lange können Diktiergeräte aufnehmen?

  Die Aufnahmelänge analoger Diktiergeräte wird durch die Aufnahmekapazität der Kassette definiert. Je nachdem, ob das Gerät in der Lage ist, die Kassette selbstständig zu wenden, bedeutet dies eine halbe oder ganze Kassettenaufnahme. Bei digitalen Aufnahmegeräten ist die Speicherkapazität ungemein höher und durch externe Speicherkarten erweiterbar. Bedenken Sie jedoch, dass digitale Geräte nach der Wiederaufnahme einer Aufzeichnung eine neue Datei anlegen.

• Kann ein Diktiergerät mitschreiben?

  Bei einem Diktiergerät handelt es sich um ein reines Sprachaufnahmegerät. Die Dateien, die Sie aufzeichnen sind daher als Audioversion verfügbar. Jedoch können Sie mittels einer Spracherkennungssoftware die gesprochenen Informationen in Text umwandeln lassen. Dafür ist eine Übertragung der Aufzeichnungen auf Ihren PC nötig. Das weitere Vorgehen entnehmen Sie den Informationen zu Ihrem Diktiergerät und Ihrer Spracherkennungssoftware.

5. Verwandte Links

• Schreibmaschinen
• Büroanwendungen
• Notizbücher